Cómo crear un correo con tu dominio propio

Crear un correo con dominio propio consiste en asociar un servicio de correo electrónico al dominio que ya usas en tu web, para que tus direcciones pasen a ser del tipo nombre@tuempresa.es en lugar de una cuenta gratuita de Gmail o Hotmail. Solo necesitas dos cosas: el dominio registrado y un servicio de correo donde crear los buzones, al que apuntarás los registros MX del dominio. La parte práctica se resuelve en menos de media hora; lo que lleva algo más de tiempo es la propagación de los cambios de DNS.

Vemos el proceso completo, en orden, con los detalles que suelen dar problemas: cómo elegir las direcciones, cómo configurarlas en el móvil y qué registros hay que añadir para que tus mensajes no acaben en spam.

Qué es un correo con dominio propio (y por qué importa)

Un correo con dominio propio es una dirección de email cuya parte posterior a la arroba es tu dominio. Si tienes registrado tuempresa.es, puedes crear info@tuempresa.es, pedidos@tuempresa.es o maria@tuempresa.es. Técnicamente no hay diferencia en cómo viaja el mensaje: cambia quién gestiona el buzón y qué aparece a ojos de quien lo recibe.

Las razones para dar el paso son bastante prácticas:

• Credibilidad. Un presupuesto enviado desde info@tuempresa.es transmite otra cosa que uno enviado desde una cuenta gratuita con números al final.
• Control. Las cuentas son tuyas: puedes crear, cerrar o redirigir direcciones cuando entra o sale alguien del equipo, sin depender de la cuenta personal de nadie.
• Continuidad. Si una persona se marcha, su buzón se conserva o se redirige. Con una cuenta personal, ese histórico se va con ella.
• Organización. Separar ventas@, soporte@ o administracion@ permite repartir el trabajo sin mezclarlo todo en un solo buzón.

Qué necesitas antes de empezar

Un dominio registrado a tu nombre

Es el punto de partida. Si todavía no lo tienes, el primer paso es registrar el dominio de tu empresa y asegurarte de que los datos de titularidad están a nombre de tu negocio, no de un tercero. Conviene revisar también que tienes acceso al panel donde se gestionan sus DNS, porque ahí es donde harás el cambio de los registros MX.

Un servicio donde alojar los buzones

El correo necesita un servidor que reciba, guarde y envíe los mensajes. Hay tres caminos habituales:

1. El correo incluido en tu alojamiento web. Es la opción más directa si ya tienes hosting: creas los buzones desde el panel y no tocas nada más. Funciona bien para la mayoría de pymes y autónomos.
2. Un servicio de correo corporativo independiente. Separa el correo del alojamiento de la web, lo que ayuda cuando tienes mucho volumen de mensajes o varios buzones grandes. Puedes verlo en la página de correo corporativo.
3. Un servidor propio. Con un VPS tienes control total, pero también la responsabilidad de mantener la reputación de envío, las actualizaciones y las copias de seguridad. Solo tiene sentido si hay alguien técnico detrás.

Separar el correo del alojamiento tiene una ventaja poco comentada: si algún día migras la web a otro servidor, el correo sigue funcionando porque los MX no cambian.

Cómo crear tu correo con dominio propio paso a paso

1. Elige el servicio y contrata el plan. Fíjate en el número de cuentas, el espacio por buzón y si incluye webmail y antispam. Mejor sobrar un poco que quedarse corto: un buzón lleno deja de recibir mensajes.
2. Crea las cuentas. Desde el panel del servicio, da de alta cada dirección con una contraseña larga y única. No reutilices la contraseña del panel ni la del dominio.
3. Apunta los registros MX del dominio al nuevo servidor. Tu proveedor te dará los valores exactos y su prioridad. Sustituye los MX anteriores por los nuevos: si dejas los dos a la vez, el correo se repartirá de forma impredecible entre ambos sistemas.
4. Añade los registros de autenticación. Es el paso que casi todo el mundo se salta y el que evita problemas de entrega. Lo vemos con detalle más abajo.
5. Espera la propagación y comprueba. El cambio tarda en extenderse por internet según el TTL que tuviera configurado la zona DNS: puede ser cuestión de minutos o de varias horas. Mientras tanto, envía un correo de prueba desde una cuenta externa y confirma que llega al buzón nuevo.
6. Configura los programas y los móviles. Cuando el correo ya entra correctamente, configura los dispositivos del equipo.

Si gestionas la web en WordPress, aprovecha para revisar que los formularios de contacto envían desde una dirección de tu propio dominio. Un formulario que envía desde una dirección ajena al dominio es una causa frecuente de avisos de spam. En nuestra guía de hosting para WordPress encontrarás el contexto de cómo encaja el correo con el alojamiento.

Cómo elegir las direcciones: buzones, alias y catch-all

Antes de crear cuentas a lo loco, conviene decidir la estructura. Hay tres figuras distintas y mezclarlas es el origen de bastante desorden:

• Buzón. Una cuenta real, con su contraseña y su espacio. Es lo que necesita cada persona que vaya a enviar correo con su nombre.
• Alias o redirección. Una dirección que no tiene buzón propio y entrega los mensajes en otra cuenta. Perfecta para facturacion@ o prensa@: no consume espacio y puedes apagarla cuando quieras.
• Catch-all. Recoge todo lo enviado a cualquier dirección inexistente del dominio. Evita perder mensajes por una errata, pero atrae mucho correo basura. Si lo activas, hazlo con una cuenta dedicada y revísala de vez en cuando.

Un esquema que funciona bien en negocios pequeños: un buzón por persona, alias para las direcciones genéricas apuntando a quien corresponda, y catch-all desactivado. Y una recomendación poco glamurosa pero útil: elige un criterio de nombres (nombre@ o nombre.apellido@) y mantenlo, porque cambiarlo más adelante implica rehacer tarjetas, firmas y perfiles.

Configurar el correo en el móvil y en el ordenador

Para usar tus cuentas desde una aplicación como Outlook, Thunderbird, Apple Mail o la app de correo del móvil necesitas cuatro datos que te facilita tu proveedor: el servidor de entrada, el servidor de salida (SMTP), los puertos y el tipo de cifrado.

IMAP o POP3

En la entrada tendrás que elegir entre dos protocolos:

• IMAP mantiene los mensajes en el servidor y sincroniza el estado entre todos tus dispositivos. Si lees un correo en el móvil, aparece como leído en el ordenador. Es la opción recomendable en prácticamente todos los casos.
• POP3 descarga los mensajes al dispositivo y, según la configuración, los borra del servidor. Solo tiene sentido en escenarios muy concretos, con un único dispositivo.

Usa siempre conexiones cifradas (SSL/TLS) tanto en entrada como en salida, y marca la opción de que el servidor de salida requiere autenticación. Es el fallo más común: el correo se recibe bien pero no se puede enviar.

Antes de cambiar, no pierdas lo que ya tienes

Si vienes de otro proveedor, no cierres la cuenta antigua el mismo día. Lo prudente es mantener los dos servicios en paralelo unos días, configurar la cuenta antigua en modo IMAP junto a la nueva y arrastrar las carpetas de una a otra, o pedir a tu proveedor que haga la migración de buzones.

Que tus correos no acaben en spam: SPF, DKIM y DMARC

Los filtros antispam desconfían por defecto de un dominio que empieza a enviar correo. Hay tres registros DNS que sirven para demostrar que los mensajes salen de donde dicen salir:

• SPF es un registro TXT que enumera los servidores autorizados a enviar correo en nombre de tu dominio. Debe existir un único registro SPF y debe incluir todos los sistemas que envían por ti: tu servidor de correo, pero también la plataforma de newsletters o la tienda online si notifican desde tu dominio.
• DKIM añade una firma criptográfica a cada mensaje, que el destinatario verifica con una clave pública publicada en tus DNS. Demuestra que el contenido no se ha manipulado por el camino.
• DMARC indica qué debe hacer el destinatario cuando un mensaje no supera SPF ni DKIM, y permite recibir informes de quién está enviando correo con tu dominio. Lo habitual es empezar con una política permisiva y endurecerla cuando compruebas que todo está correctamente firmado.

Tu proveedor de correo te dará los valores concretos de estos registros. Dedicarles diez minutos al principio ahorra muchas conversaciones del tipo «te he escrito y no te ha llegado».

Errores habituales al montar el correo del dominio

• Dejar los MX antiguos junto a los nuevos. El correo se reparte entre dos sistemas y aparentemente «se pierden» mensajes.
• Tener dos registros SPF. Cuando hay más de uno, la validación falla. Hay que unificarlos en una sola línea.
• No vigilar el espacio de los buzones. Un buzón lleno rechaza mensajes entrantes sin que te enteres.
• Olvidarse de firmas y perfiles. Tras el cambio hay que actualizar firmas, redes sociales, facturas y el pie de la web.
• Enviar desde la web con una dirección ajena al dominio. Revisa la configuración de los formularios y de las notificaciones de pedidos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener el correo con mi dominio si la web está en otro proveedor?

Sí. El dominio, el alojamiento de la web y el correo son servicios independientes y pueden estar en empresas distintas. Lo único que hace falta es poder editar los registros DNS del dominio para apuntar los MX al proveedor de correo.

¿Cuántas cuentas de correo necesita una empresa pequeña?

Como norma, un buzón real por cada persona que vaya a enviar correo con su nombre, más las direcciones genéricas como info@ o administracion@ creadas como alias. Los alias no consumen espacio, así que puedes tener varias sin aumentar el plan.

¿Qué pasa con los correos antiguos cuando cambio de proveedor?

No se borran solos: siguen en el servidor anterior hasta que cierres la cuenta. Lo recomendable es mantener los dos servicios unos días, copiar las carpetas por IMAP o pedir una migración de buzones, y cerrar el servicio antiguo solo cuando hayas verificado que está todo.

¿Es mejor IMAP o POP3 para el correo de empresa?

IMAP en casi todos los casos, porque deja los mensajes en el servidor y los sincroniza entre el móvil, el ordenador y el webmail. POP3 descarga los mensajes a un solo dispositivo y puede eliminarlos del servidor, con el riesgo de perderlos si ese equipo falla.

Empieza por el dominio y el correo bien montados

Montar el correo con tu dominio no es complicado, pero sí tiene varios puntos donde un descuido se nota semanas después. Si prefieres no pelearte con registros MX ni con SPF, en Domin.io configuramos el correo corporativo con tu dominio y, si aún no lo tienes, podemos registrar el dominio y dejarlo todo listo y verificado.

¿Tienes dudas sobre tu caso concreto, una migración desde otro proveedor o cuántos buzones necesitas? Cuéntanoslo y te orientamos sin compromiso.